Tavaly december 23-án hatályba lépett a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (továbbiakban Tny.) módosítása, melynek egyik sarkalatos pontja szerint az irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kötelesek megőrizni a társadalombiztosítási nyilvántartás vezetésére kötelezett vállalkozások a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat – hívja fel a figyelmet dr. Borsy János Mátyás ügyvéd, társasági jogi és cégjogi szakjogász, a Mazars együttműködő ügyvédi irodája, a Borsy Ügyvédi Iroda partnere.
Természetesen nem vonatkozik ez a fajta kötelezettség a munkáltatónál egyéb okból keletkező iratokra, mint pl. önéletrajz, a munkavállaló értékelése, oktatásokon való részvételének dokumentációja – kezdi friss bejegyzését dr. Borsy János a Mazaras szakmai blogján.
A törvényváltozások egyebek mellett a foglalkoztató (ideértve az egyéni vállalkozót, mezőgazdasági őstermelőt, illetve az 1997. évi LXXX. törvény (Tbj.) 56/A szakasza szerinti munkavállalót is) nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettségét is érintik.
A Tny. új – december 23-ától hatályos – 99/A paragrafusa értelmében az előzőekben felsorolt társadalombiztosítási nyilvántartás vezetésére kötelezett vállalkozások az általuk foglalkoztatott biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. (Ez például egy 16 éves diák munkavállaló esetében előreláthatóan minimálisan 54 év.)
Abban az esetben, ha a nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnik, köteles bejelenteni a fentnevezett munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.
Az új előírás az állami nyugdíjbiztosítás rendszerének azon régi dilemmáját hivatott feloldani, miszerint a munkáltató (volt munkáltató) a megállapító szerv felhívására köteles (az általános elévülési időt jóval meghaladó korábbi időszakról is) a nyugellátás megállapításhoz szükséges adatot szolgáltatni (korábbi adatszolgáltatását pótolni, esetleg kijavítani), miközben nem létezett arra vonatkozóan egyértelmű előírás, hogy az ezt megalapozó okmányokat kötelező öt, illetve nyolc éven túl is megőrizni.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján ugyan közvetve levezethető a munkaügyi iratok megőrzésének kötelezettsége, ám, ha e szabályt korábban nem tartotta be a munkáltató, és nem őrizte meg az iratanyagot, annak lényegében nem volt szankciója. Ez a gyakorlatban azt jelentette, illetve egyelőre még jelenti, hogy ha az adatszolgáltatásra felszólított vállalkozás úgy nyilatkozik, hogy az adott irattal már nem rendelkezik, következménnyel nem kell számolnia. Ellenben, ha figyelmen kívül hagyja a kérést, és semmilyen együttműködést nem mutat, bírsággal sújtható.
Az új előírás ténylegesen csak öt év múlva jelent többletfeladatot egy élő, működő cégnek, hiszen a jelenlegi munkavállalóival kapcsolatos okmányokat ez ideig egyébként is meg kellene őriznie. Ugyanakkor, ha a cég jogutód nélkül megszűnik, az iratok őrzésének helyét a végelszámolónak vagy a felszámolónak be kell jelentenie a nyugdíjbiztosítási szervnek, illetve köteles teljesíteni az elmaradt adatszolgáltatást. Azonban továbbra sem lehet számon kérni a 2018. december 23. előtt „eltűnt” öt évnél régebbi iratanyagot.
Az új szabályozás nem öncéllal született, hanem épp a (volt) munkavállaló ellátásának jogszerű és pontos megállapítása érdekében.
„A magyar beruházás nagyon előrehaladott, ugyanakkor rendkívül komplex. Sok mindent újra kell gondolnunk ebben a projektben, rengeteg megoldandó feladat van, hogy az előnyt, amire Magyarország szert tett, valódi hozzáadott értékké, profittá tudjuk kovácsolni.”